WIE WIRD DER BEIRAT VON DER VERWALTUNG WAHR UND WICHTIG GENOMMEN?

Für neu gewählte Beiratsmitglieder ist der Verwaltungsapparat vermutlich ein ziemlich unbekanntes Gebiet. Umgekehrt haben aber auch viele Personen in der Verwaltung keine genaue Vorstellung davon, wer der Beirat ist, was dieser will und was er konkret macht. Eine gute Zusammenarbeit mit der Verwaltung ist jedoch eine wichtige Grund-
lage für eine langfristig erfolgreiche Beiratsarbeit.

Nicht selten klagen Beiräte aber auch darüber, dass sich die Verwaltung, einschließlich der Verwaltungsspitze, offenbar wenig für sie interessiert und ihre Arbeit nicht wert- schätzt. Dies zu ändern, erfordert eine gute Strategie (Kapitel 5: Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit). Eine grundlegende Voraussetzung, um von der Verwaltung wahr- und wichtig genommen zu werden, ist daher der Aufbau persönlicher Kontakte. Erst wenn sich Verwaltungspersonal und Beiratsmitglieder kennen lernen, erhält ihre jeweili- ge Arbeit – im wahrsten Sinne des Wortes – ein Gesicht.

WIE KANN SICH DER BEIRAT ALS KOOPERATIONS- UND ANSPRECHPARTNER PRÄSENTIEREN?

Sie werden als Beiratsmitglied wichtig genommen, wenn Ihr Gegenüber eine Vorstellung hat, bei welchem Anlass die Verwaltung vom Beirat profitieren kann. Sie sollten sich bereits im Vorfeld überlegen, welche Schnittstellen es zwischen der Arbeit Ihres Gesprächspartners/ Ihrer Gesprächspartnerin und der Beiratsarbeit geben könnte. Dazu gehören beispielsweise:

• Bei konkreten Fragen oder Beratungsbedarf können Bürger_innen auf die Sprech-
  stunde des Beirats verwiesen werden.
• Die Verwaltung kann sich mit Fragen direkt an den Beirat wenden.
• Wenn einzelne Behörden Kontakt zu Menschen mit Migrationsgeschichte suchen, kann der Beirat diese vermitteln, zum Beispiel wenn das Jugendamt im Zusammenhang mit dem Ausbau der Kindertagesstätten stärker mit Eltern mit Migrationsgeschichte zusammenarbeiten will.
• Wenn die Kommune ein Integrationskonzept erarbeiten möchte, ist der Beirat ein wesentlicher Ansprechpartner und kann wichtige Perspektiven einbringen.

Sprechen Sie solche gemeinsamen Arbeitsbereiche in Gesprächen mit der Verwaltung direkt an. So zeigen Sie den Mitarbeiter_innen, welchen Nutzen auch sie von einer engen Zusammenarbeit haben. Ergibt sich irgendwann der Bedarf, ist es beiden Seiten möglich, auf unkomplizierte Weise darauf (und evtl. auf ein seinerzeit ausgesprochenes Unterstützungsangebot) zurückzukommen. Dies setzt voraus, dass Sie eine Telefon- nummer und/ oder E-Mail-Adresse angeben, mit der Sie erreichbar sind. Auf diese Weise gewinnen Sie Ansprechpersonen, die bei einer Frage unkompliziert kontaktiert werden können.

WIE GEWINNT DER BEIRAT DIE UNTERSTÜTZUNG DER VERWALTUNG BEI KONKRETEN ANLIEGEN?

Als Beirat haben Sie immer wieder bestimmte Anliegen, mit denen Sie sich an die Verwaltung wenden (müssen). Damit diese Aussicht auf Erfolg haben, sollten Sie gut formulieren und begründen, sich an die richtige Person wenden und generell möglichst geschickt vorgehen. Dafür ist eine kontinuierliche Beziehungspflege zu den Mitarbeiter- _innen in der Verwaltung wichtig.

Zusätzlich kann es hilfreich sein, die benannten Mitglieder mit langjähriger Erfahrung in der Kommunalpolitik um Rat zu fragen. Mit ihrem strategischen Geschick haben diese oft einen guten Vorschlag parat, wie Sie am besten vorgehen sollten.

Wenn es gelingt, kurze Wege zu den Entscheidungsträger_innen in der Verwaltung aufzubauen (etwa zur (Ober)Bürgermeister_in oder zum/ zur zuständigen Referent_in), erhöht das die Chancen, dass Ihre Anliegen relativ schnell und – natürlich im Rahmen der gegebenen Möglichkeiten – wohlwollend behandelt und entschieden werden. Auch beim Aufbau von Beziehungen zu (Leitungs-)Personen in der Verwaltung können möglicherweise benannte Beiratsmitglieder unterstützen.

WIE GEHT DER BEIRAT MIT ENTTÄUSCHUNGEN UND KONFLIKTEN UM?

Ihr guter Wille und Ihr aktives Bemühen um eine gute Zusammenarbeit mit der Verwal- tung könnte manchmal an Grenzen stoßen. Geben Sie trotz mancher Enttäuschung nicht auf. Setzen Sie auch gegenüber schwierigen Gesprächspartner_innen auf Dialog und Ihre Überzeugungskraft, ohne dabei Ihre inhaltlichen Positionen aufzugeben.

Häufig ist es wichtig, Geduld und einen langen Atem zu haben, um etwas zu erreichen. Mit Sicherheit wird die Kommunikation mit Behörden und Ämtern nicht immer konfliktfrei und harmonisch verlaufen. Es gehört zur Aufgabe einer Interessenvertretung, gegebe- nenfalls auch Kritik an Verwaltungshandeln zu üben, wenn diese aus Sicht des Beirats gerechtfertigt erscheint. Auch in diesem Fall ist es gut, wenn man die Person zuvor kennen gelernt hat, deren Entscheidungen man kritisiert bzw. von der man kritisiert wird.

Viele Missverständnisse lassen sich auf kurzem Weg mit einem Telefonat oder Gespräch klären. Die Bereitschaft, sofort aufeinander zu- und einzugehen, erleichtert es, Konflikte zu begrenzen und nicht eskalieren zu lassen. Wenn die Auseinandersetzung sein muss, verläuft diese meist sachlicher und mit Respekt vor der jeweiligen Person.