PFLEGE ÖFFENTLICHER BEZIEHUNGEN

Gute Öffentlichkeitsarbeit bedeutet mehr als das Schreiben von ein paar Pressemit-
teilungen im Jahr. Pressearbeit macht nur einen Teil der Öffentlichkeitsarbeit aus. Öffentlichkeitsarbeit ist „die Pflege öffentlicher Beziehungen”.
Ein Beirat sollte sich öffentlich zeigen und Kontakte zur Bevölkerung, Politik und wichtigen Ansprechpartner_innen pflegen. Für eine gute Öffentlichkeitsarbeit ist deshalb eine erfolgreiche Netzwerkarbeit besonders wichtig (Kapitel 5.1.: Netzwerke bilden).

Zur Öffentlichkeitsarbeit eines Beirats gehören als Tätigkeitsfelder die Selbstdarstellung und die Pressearbeit. Es gibt unterschiedliche Formen der Öffentlichkeitsarbeit:

• externe Öffentlichkeitsarbeit als Form der Kommunikation mit der Öffentlichkeit außerhalb des Beirats
• interne Öffentlichkeitsarbeit als Form der Kommunikation mit Beiratsmitgliedern

Die interne Öffentlichkeitsarbeit wird manchmal vernachlässigt. Manche meinen, dafür nicht genügend „Kopf”, Zeit oder Geld zu haben. Es ist aber eine gute Investition, die sich auch nach außen positiv auswirkt. Der Beirat kann nur dann dauerhaft nach außen überzeugend wirken, wenn in ihm auch intern alles stimmt. Dabei lässt sich schon mit kleinen Maßnahmen interne Öffentlichkeitsarbeit erfolgreich gestalten.

MERKMALE PROFESSIONELLER ÖFFENTLICHKEITSARBEIT

Ein Beirat sollte seine Öffentlichkeitsarbeit gut planen und die einzelnen Maßnahmen aufeinander abstimmen. Der Erfolg macht sich oft erst langfristig bemerkbar. Eine professionelle Öffentlichkeitsarbeit zeichnet sich durch die folgenden Merkmale aus:

• Sie ist systematisch und langfristig geplant
  Der Beirat sollte ein Gesamtkonzept erarbeiten und einen Plan für die Öffentlichkeitsarbeit eines Jahres aufstellen. In diesem Plan sollten wichtige Anlässe vermerkt sein. Für die Vorbereitung der einzelnen Maßnahmen muss ausreichend Zeit eingeplant werden. (Kapitel 5.3.: Konzeptentwicklung in 7 Schritten)
• Sie hat Schwerpunkte
  Der Beirat sollte eine gezielte Öffentlichkeitsarbeit betreiben und die wichtigen Themen im Blick haben. Dabei ist es notwendig, die eigenen Kräfte realistisch einzuschätzen. Ein Beirat sollte zum Beispiel nur dann Pressearbeit betreiben, wenn es Wichtiges zu berichten gibt.
• Sie ist aktiv
  Der Beirat sollte von sich aus tätig werden. Die Initiative für eine Kampagne oder die Einrichtung einer eigenen Rubrik sollte vom Beirat ausgehen und nicht von der Verwaltung.
• Sie ist verständlich
  Die Inhalte sollten verständlich vermittelt werden. Der Beirat sollte auf Fachbegriffe und komplizierte Sätze verzichten und die Informationen auch in anderen Sprachen verbreiten.
• Sie ist sachlich richtig und inhaltlich abgestimmt
  Alles, was der Beirat nach außen transportiert, muss sachlich richtig sein. Bevor eine Information an die Öffentlichkeit gegeben wird, muss sie im Beirat abgestimmt sein, damit ein einheitliches Bild vermittelt wird. Ein Beirat sollte sich um möglichst große Transparenz bemühen.
• Sie ist glaubwürdig
  Was der Beirat nicht halten kann, sollte er auch nicht versprechen.

ZUSTÄNDIGKEIT INNERHALB DES BEIRATS

Es ist sinnvoll festzulegen, wer innerhalb des Beirats für die Öffentlichkeitsarbeit ver-
antwortlich ist. Das kann die Geschäftsstelle eines Beirats sein. In kleineren Beiräten ohne hauptamtliches Personal ist es eine Person aus dem Beirat selbst. In jedem Fall ist es jedoch der Beirat, der die Inhalte und Wege der Öffentlichkeitsarbeit vorgibt. (Kapitel 3.4. Grundlegende Aufgaben, Abschnitt: Arbeitsteilung unter Beiratsmitgliedern).

FINANZIERUNG

Die Entwicklung eines Corporate Designs sowie die Gestaltung einzelner Publikationen können einen Beirat vor besondere Herausforderungen stellen. Hat der Beirat nicht genügend Eigenmittel für die Öffentlichkeitsarbeit, sollte er einen Antrag an die Ver-
waltung stellen, damit diese die Kosten für die grafische Gestaltung und den Druck übernimmt. (Kapitel 4.3.: Haushaltsmittel und Finanzen).