KONZEPTENTWICKLUNG IN 7 SCHRITTEN

Ein Beirat sollte ein langfristiges Kommunikationskonzept als Grundlage einer erfolg-
reichen Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit entwickeln. Dazu braucht es eine gute Planung und ein strukturiertes Vorgehen:

• Analyse der aktuellen Situation
  Hier wird zunächst der Ist-Zustand des Beirats genauer betrachtet. Es geht also um die Stärken und Schwächen, um die Möglichkeiten und Grenzen, die die einzelnen Mitglieder und der Beirat als Ganzes haben.
• Bestimmung der Ziele
  Der Beirat entscheidet, welche Ziele mit der Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit erreicht werden sollen. Die Ziele können sein: kurzfristig (zum Beispiel viele Veranstaltungsbesucher_innen), mittelfristig (zum Beispiel neue Kooperations-
  partner_innen) und langfristig (zum Beispiel positive Einstellung gegenüber dem Beirat in der Öffentlichkeit stärken).
• Bestimmung der Zielgruppen
  Der Beirat legt fest, welche Zielgruppen erreicht werden sollen. Adressaten können sein: Bürger_innen, Kooperationspartner, Verwaltung, Politiker_innen etc. (Kapitel 5.3.: Kommunikationskonzept, Abschnitt: Zielgruppen).
• Maßnahmen für Zielgruppen
  Für jede Zielgruppe braucht es passende Maßnahmen der Netzwerk- und Öffent-
  lichkeitsarbeit. Zum Beispiel einen Informationsstand für die Bürger_innen der Gemeinde, ein Podiumsgespräch für ein Fachpublikum etc.
• Maßnahmen in Teilschritten
  Jede einzelne Maßnahme der Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit sollte genau geplant werden, damit nichts übersehen wird. Wichtige Teilschritte sind 1) stets Zeitplan festlegen – auch für Zwischenmaßnahmen, 2) Verantwortliche festlegen - möglichst schriftlich und 3) finanzielle Möglichkeiten beachten.
• Durchführung der Aktion
• Beurteilung der durchgeführten Aktion
  Nach Ende einer Maßnahme sollte der Beirat die Ergebnisse analysieren. Mit diesen Erkenntnissen lassen sich dann die nächsten Aktionen besser planen. Der Erfolg der Maßnahme lässt sich beurteilen mit Hilfe des Pressespiegels (Gab es eine Bericht-
  erstattung über die Veranstaltung?), der Feedbackbögen (Befragungen der Veranstal-
  tungsbesucher_innen), von Beobachtungen (Sind viele/ wenige Besucher_innen bei der Veranstaltung gewesen?) und einer Besprechung im Team (Wie erlebten die einzelnen Beiräte die Maßnahme? Welche Erfahrungen haben sie gemacht?). Abschließend erarbeitet der Beirat Verbesserungsvorschläge für die Organisation und die Durchführung der nächsten Aktion.

ZIELGRUPPEN

Es gibt unterschiedliche Zielgruppen, die ein Beirat mit seiner Arbeit erreichen will. Diese Zielgruppen der Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit lassen sich in drei Bereiche unterteilen:

Wichtig sind außerdem die Gruppen, Organisationen und Einzelpersonen, die eine Vermittlerfunktion haben und einen Zugang zu den Zielgruppen herstellen können (Multiplikator_innen). Dadurch kann die Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit des Beirats unterstützt werden.

INSTRUMENTE

Ein Beirat sollte für eine gute Netzwerk- und Öffentlichkeitsarbeit verschiedene Instrumente nutzen:

• Selbstdarstellung
  Dabei handelt es sich um eine Broschüre oder ein Faltblatt mit Informationen über den Beirat. In einer Selbstdarstellung sollte enthalten sein: Funktion und Aufgaben, Projekte, Beiratsmitglieder (mit Namen, Fotos und Kontaktdaten), Zeit und Ort von Sprechstunden für eine persönliche Beratung.
  (Beispiel: Flyer der AGABY (pdf, 153 KB))
• Plakat/ Aushang
  Diese sollten an Orten aufgehängt werden, die von Menschen mit Migrations-
  geschichte häufig besucht werden (zum Beispiel in Kindergärten, Schulen, Vereinen).
• Mitteilungsblatt/ Amtsblatt
  Die meisten Kommunen veröffentlichen eigene Mitteilungs- oder Amtsblätter. Der Beirat kann darin auf eigene Aktivitäten hinweisen. Gut ist es auch, eine eigene Rubrik für den Beirat im Amtsblatt einzurichten.
• Newsletter
  Mit einem eigenen Newsletter – gedruckt oder per E-Mail – kann der Beirat alle interessierten Personen und öffentliche Stellen über die aktuellen Entwicklungen seiner Arbeit informieren. Ein Newsletter sollte regelmäßig erscheinen und ist viel Arbeit.
• Internetauftritt
  Ein Beirat kann seine Internetseite als eigenen Internetauftritt gestalten oder in den Auftritt der Verwaltung integrieren. Ein Internetauftritt ist ein guter Weg, die Informa-
  tionen zu verbreiten, die sich schnell ändern (zum Beispiel Sitzungs- und Veran-
  staltungstermine, Pressemitteilungen). Deshalb muss der Internetauftritt regelmäßig auf den aktuellen Stand gebracht werden.
  (Beispiele: Internetauftritte des Integrationsbeirats Burghausen und des Migranten- und Integrationsbeirat der Stadt Bamberg)
• Veranstaltungen
  Ein Beirat kann eigene Veranstaltungen organisieren: Feste, Aktionen, Vorträge, Tagungen. Auch ein Jahresempfang, zu dem die politische Akteure, Vertreter der Verwaltung, Partnern und Unterstützer, Sponsoren eingeladen werden, hat sich bei vielen Beiräten bewährt. Eine andere Möglichkeit ist es, bei den Veranstaltungen anderer Organisationen oder der Kommune präsent zu sein: mit einem Informations-
  stand, einem Vortrag oder auf einem Diskussionspodium. Ein Beirat muss also nicht alle Aktivitäten selbst organisieren, sondern kann Kooperationen eingehen. Der Vorteil ist, dass dann der Aufwand und die Kosten meist geringer sind. (Kapitel 5.1.: Netzwerke bilden).